個人事業主の経理がめんどくさい人へ｜確定申告をラクにする月1ルーティーン

こんなお悩みを抱えていませんか？「週1でやりましょう」とよく言われますが、日々の仕事や本業で忙しい中、毎週経理の時間を作るのは正直きつい。でも後回しにしていると頭の隅で気になったり支払いが遅れたり…。私も長い間そうでした。

結論から言うと、月1回まとめてやる仕組みを作れば経理は十分回ります。週1を理想に頑張った結果、挫折して年末に慌てるよりも、月1でコツコツ続ける方が長続きします。

この記事では月1でも経理が回るルーティーンの作り方を、13年の実務経験をもとに解説します。

1. なぜ個人事業の経理は「めんどくさい」と感じるのか

1-1. 事業と家計の区別があいまいになりやすい

個人事業主は「仕事とプライベートのお金」が混ざりやすいのが最大のつまづきポイントです。例えば、

この状態が頻繁に起こると、経費計上するのを忘れたり、事業と家計のお金が混ざって混乱。「あとでいいや…」が積み重なって、めんどくささは倍増します。

1-2. 領収書や請求書が散らかる

事業をしていると保管しておくべき資料が増えます。家計の支出なら家計簿につけたら即処分できますが、事業用の支出なら7年間保管が必要。散らかる要因は以下のようなものがあります。

さらに紙の資料はしばらく後から見直すと、「これ何買ったんだっけ？？」と記憶を掘り起こすところに戻ってしまうので頭を使って案外疲れてしまいます。

1-3. 確定申告直前にまとめてやると地獄

「めんどくさい…」「また来週にしよう…」と度々後回しを続けていくとその時はよくても、確定申告から逃れることはできません。結局確定申告前に慌ててやる羽目になり、定期的に処理するよりもさらに辛い状態に追い込まれます。

1-4. 会計ソフトの使い方に慣れていない

会計ソフトを使えば効率化できるのはわかっていても慣れるまでは何かとつまづくことが多いものです。会計ソフトに慣れる前に申告時期を迎えると、「何をどうするんだっけ？」というところから始まるためさらに面倒に感じることでしょう。例えば、

いくら会計ソフトが便利でも、使いこなせないと触るのが面倒になり、経理作業がさらに面倒になる…という悪循環にはまる人も少なくありません。

会計ソフトの導入や設定でつまづいている方は、経理サポートサービスもご利用いただけます。

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2. 経理をためない！「月1ルーティーン」の3ステップ

最初は何度もつまづいた私も経理を月1ルーティーン化できるようになると、「帳簿つけなきゃ…」のストレスから解放されました。時間がなくても月1回・1～2時間でできる経理の流れを紹介します。まずは月1ルーティーンを始める前に1度だけやっておきたい事前準備から始めましょう。

事前準備（最初に一度だけやること）

銀行口座・クレジットカード・現金を事業用と家計で分けておきましょう。最初にやってしまえば、あとは毎月レシートを分けるだけ。ここを整えておくと月1ルーティーンがぐっとラクになります。

こちらの記事で詳しく解説しています。

▶ 個人事業主の口座は分けるべき？失敗しない分け方と運用方法を解説

Step1. 領収書・請求書をまとめてチェック（15～20分）

領収書の管理はこちらを参考にするともっと時短できます！

▶ ズボラでも続く！個人事業主のレシート整理5ステップとおすすめ整理グッズ

▶ スキャナーについて詳しくはこちら

Step2. 会計ソフト or エクセルに入力（30〜60分）

Step1で整理した事業用の領収書、銀行の入出金明細、クレジットカード明細をもとに会計ソフトやエクセル（Excel）に入力していきましょう。

わからないまま放置しても、勝手に解決することはありません。次回領収書のチェックをした時に「これなんだったっけ？」というところから始めることになり労力は2倍かかります。「わからないけど、仮入力してメモしておく」ことがとっても大事です。

Excelよりも会計ソフトを使う方が以下のようにメリットがたくさんあります。

家計ソフトを使えば経理業務は格段にラクになります！私は2年前からマネーフォワードクラウド確定申告を使っていて、経理業務にかかる時間を1/4に短縮することができました！

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詳しくはこちらの記事で解説しています。

▶ マネーフォワードクラウド確定申告を徹底解説！個人事業主におすすめのクラウド会計ソフト

家賃・光熱費・通信費などで家計と事業の両方で使っているがあれば「事業に使った分だけを按分して」経費に計上することができます（家事按分）。按分するものは経費にする割合を常識の範囲で決めておきましょう。

「家計と事業どちらの口座から支払えばいいの？」と迷う方も多いですが、どちらから支払っても問題ありません。私は事業をしていなくても使うものは家計口座から支出して、事業分だけ按分計上するようにしています。口座間の資金移動が減り、家計管理もシンプルになります。

「家事按分」についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

▶ 家事按分とは？割合の決め方・目安・仕訳方法を実例で解説【個人事業主向け】

Step3. 残高・現金チェック（10分）

銀行やクレジットカードの明細を会計ソフトと連携しておけば、残高が合わないという事態も防ぎやすくなります。月1ルーティーンの締めくくりとして、残高が合っているか必ず確認しましょう。現金払いが多い人は特にStep3でしっかり残高を合わせましょう。

こちらの記事で詳しく解説しています。

▶ クレジットカードで経理の業務効率化！MFクラウド確定申告と連携で経理業務を大幅削減！

3. 忙しい人でも続けられる工夫

3-1. 経理の日を固定する

経理は「時間ができたらやろう」と思っていると何かと理由をつけては「また今度でいいか」となりがちです。

例えば「毎月10日は経理の日」というように、「毎月この日にやる」となんとなくでも決めておくと、仮にできなかった場合でも翌日優先して取り掛かれたり、翌週まとめて挽回するという風な対策ができるようになります。

3-2. 締め日を決める

締め日を決めておくことも重要です。事業が小規模のうちは、早く入金してもらうために納品後すぐに請求書を送付する人が多いでしょう。事業が安定してきたら締め日を決めるようにしていきましょう。

3-3. 経理スペースを作る

経理専用ではなくても、事務用品をまとめたスペースを作っておくと取り掛かりやすくなります。

いざ帳簿をつけよう！と思ってから、パソコンをかばんから出し、領収書を遠くの書棚からとってきて…となると、取り掛かるまでに時間がかかり、やる気も遠のきます。

すきま時間でもさっと取り掛かれるように、PC周りの動線を考えています。

3-4. 専用スキャナやレシート撮影アプリを活用

領収書や請求書を素早くデータ化できると経理業務は格段にラクになります。

A4サイズはまとめてスキャンができる複合機もありますが、小さな領収書を家庭用・業務用の複合機で1枚ずつ読み取るのはかなり面倒です。

ScanSnapやレシート撮影アプリがあれば、すきま時間で領収書を取り込むことができます。私は領収書は先にScanSnapでPCに取り込んでおき、領収書の原本はじゃばらファイルにポイっと入れてしまいます。

マネーフォワードクラウド確定申告のスマホアプリなら領収書を撮影すると、AIが仕訳を提案してくれるので帳簿付けもカンタンになります。

▶ マネーフォワードクラウドのスマホアプリを使ってみた！個人事業主向けレビュー！

3-5. ゴールのハードルを下げる

確定申告に慣れていないと「経理は間違えたらいけない…」と慎重になりがちです。

たとえ間違えた申告をしても、悪意のある間違いでなければ税務署は優しく教えてくれます。修正申告をしてきちんと納税すれば罰せられることはありません。

支払いが遅れないようにする、月1ルーティーンを続けることを目標に、間違えてもOK！と考えて取り組みましょう。慣れるまでは時間がかかるかもしれませんが、流れがつかめれば「ためなければラクに終わる」ようになります！

まとめ

めんどくさい経理をラクにするための月1ルーティーンを3ステップで紹介しました。

経理は「後回しにしたくなるもの」ですが、月1でやることで以下ようなメリットがたくさんあります。

月1でも続けていくうちに、「あ、今月まだ経理やってないな」と自然に気になるようになってきます。やらないと落ち着かない、やったらすっきり！という存在に変わってきます。

まずは月1回、コーヒー片手にゆるっと気楽にやれば未来の自分に「ありがとう」って言われるはずです。

経理を始めたばかりの方はこちらの記事もご覧ください。

▶ 【保存版】経理初心者が最初にやるべき10ステップ｜超入門ガイド

すきま時間を活用！スマホで経理をやりたい人はこちらの記事もご覧ください。

▶ マネーフォワードクラウドのスマホアプリを使ってみた！個人事業主向けレビュー！