個人事業主の経理がめんどくさい人へ｜確定申告をラクにする「週1ルーティン」実践法

こんなお悩みを抱えていませんか？個人事業や副業を始めたなら仕事に集中したいと思うのは当然のこと。でも経理を後回しにしていると不安になったり、頭の隅で気になっていませんか？

経理を後回しにすると事業の財務状況がわからず無駄な投資をしてしまったり、支払いが遅れて信頼を失うことにつながります。確定申告前にまとめてやると、領収書が山積みで余計に時間がかかることにもなります。

でも領収書や請求書をもらうたびに処理するのも効率が悪い…。どうすれば効率よく習慣化できるの？と悩む方はとても多いです。

結論、めんどくさい経理は週1回ルーティーン化することで、ためずにラクに処理できるようになります。

1. なぜ個人事業の経理は「めんどくさい」と感じるのか

1-1. 事業と家計の区別があいまいになりやすい

個人事業主は「仕事とプライベートのお金」が混ざりやすいのが最大のつまづきポイントです。例えば、

この状態が頻繁に起こると、経費に計上するのを忘れたり、事業と家計のお金が混ざって混乱。「あとでいいや…」が積み重なって、めんどくささは倍増します。

1-2. 領収書や請求書が散らかる

事業をしていると保管しておくべき資料が増えます。家計の支出なら家計簿につけたら即処分できますが、事業用の支出なら7年間保管が必要。散らかる要因は以下のようなものがあります。

さらに紙の資料はしばらく後から見直すと、「これ何買ったんだっけ？？」と記憶を掘り起こすところに戻ってしまうので頭を使って案外疲れてしまいます。

1-3. 確定申告直前にまとめてやると地獄

「めんどくさい…」「また来週にしよう…」と度々後回しを続けていくとその時はラクでも、確定申告から逃れることはできません。結局確定申告前に慌ててやる羽目になり、定期的に処理するよりもさらに辛い状態に追い込まれます。

1-4. 会計ソフトの使い方に慣れていない

会計ソフトを使えば効率化できるのはわかっていても慣れるまでは何かとつまづくことが多いものです。会計ソフトに慣れる前に申告時期を迎えると、「何をどうするんだっけ？」というところから始まるためさらに面倒に感じることでしょう。例えば、

いくら会計ソフトが便利でも、使いこなせないと触るのが面倒になり、経理作業がさらに面倒になる…という悪循環にはまる人も少なくありません。

2. 経理をためない！「週1ルーティン」の4ステップ

最初は何度もつまづいた私も経理を週1ルーティーン化できるようになると、「帳簿つけなきゃ…」のストレスから解放されました。時間がなくても週1回・30分でできる経理の流れを4ステップで紹介します。

Step1. 領収書・請求書をまとめてチェック（10分）

領収書の管理はこちらを参考にするともっと時短できます！

▶ ズボラでも続く！個人事業主のレシート整理5ステップとおすすめ整理グッズ

Step2. 事業と家計で銀行・カード・現金を分ける（5分）

事業と家計で銀行・クレジットカード・現金財布は必ず分けましょう。家計と混ざると後で分けるのが大変です。1つの銀行・クレジットカードを共有している場合は「どの支出が経費か」をチェックする必要があります。

事業と家計をしっかり分けていれば、Step2は省略可能です。できるだけ早く事業用の口座・クレジットカードは準備しておきましょう。

こちらの記事で詳しく解説しています。

▶ 個人事業主は個人口座と事業用口座を分けるべき？

家賃・光熱費・通信費などで家計と事業の両方で使っているがあれば「事業に使った分だけを按分して」経費に計上することができます（家事按分）。按分するものは経費にする割合を常識の範囲で決めておきましょう。

「家事按分」についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

▶ 家賃・光熱費・スマホ代、どこまで経費にできる？

Step3. 会計ソフト or エクセルに入力（15〜30分）

Step1、Step2で整理した事業用の領収書、銀行の入出金明細、クレジットカード明細をもとに会計ソフトやエクセル（Excel）に入力していきましょう。

わからないまま放置しても、勝手に解決することはありません。次回領収書のチェックをした時に「これなんだったっけ？」というところから始めることになり労力は2倍かかります。「わからないけど、仮入力してメモしておく」ことがとっても大事です。

Excelよりも会計ソフトを使う方が以下のようにメリットがたくさんあります。

家計ソフトを使えば経理業務は格段にラクになります！私は2年前からマネーフォワードクラウド確定申告を使っていて、経理業務にかかる時間を1/4に短縮することができました！

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詳しくはこちらの記事で解説しています。

▶ マネーフォワードクラウド確定申告ってどう？初心者が使った感想と特徴を画像付きで徹底レビュー

Step4. 残高・現金チェック（5分）

銀行やクレジットカードの明細を会計ソフトと連携しておけば、残高が合わないという事態も防ぎやすくなります。現金払いが多い人はStep4でしっかり残高を合わせましょう。

こちらの記事で詳しく解説しています。

▶ クレジットカードで経理の業務効率化！MFクラウド確定申告と連携で経理業務を大幅削減！

3. 忙しい人でも続けられる工夫

3-1. 経理の日を固定する

経理は「時間ができたらやろう」と思っていると何かと理由をつけては「また今度でいいか」となりがちです。

例えば「日曜日は経理の日」というように、「毎週この日にやる」となんとなくでも決めておくと、仮にできなかった場合でも翌日優先して取り掛かれたり、翌週まとめて挽回するという風な対策ができるようになります。

3-2. 締め日を決める

締め日を決めておくことも重要です。事業が小規模のうちは、早く入金してもらうために納品後すぐに請求書を送付する人が多いでしょう。事業が安定してきたら締め日を決めるようにしていきましょう。

3-3. 経理スペースを作る（動線を短くする）

経理専用ではなくても、事務用品をまとめたスペースを作っておくと取り掛かりやすくなります。

いざ帳簿をつけよう！と思ってから、パソコンをかばんから取り出し、領収書を遠くの書棚からとってきて…となると、取り掛かるまでに時間がかかり、やる気も遠のきます。

すきま時間でもさっと取り掛かれるように、PC周りの動線を考えています。

3-4. 専用スキャナやレシート撮影アプリを活用

領収書や請求書を素早くデータ化できると経理業務は格段にラクになります。

A4サイズはまとめてスキャンができる複合機もありますが、領収書は小さいため家庭用・業務用の複合機でも1枚ずつ読み取るのはかなり面倒です。

ScanSnapやレシート撮影アプリがあれば、すきま時間で領収書を取り込むことができます。私は領収書は先にScanSnapでPCに取り込んでおき、領収書の原本はじゃばらファイルにポイっと入れてしまいます。

マネーフォワードクラウド確定申告のスマホアプリなら領収書を撮影すると、AIが仕訳を提案してくれるので帳簿付けもカンタンになります。

3-5. ゴールのハードルを下げる

確定申告に慣れていないと「経理は間違えたらいけない…」と慎重になりがちです。

たとえ間違えた申告をしても、悪意のある間違いでなければ税務署は優しく教えてくれます。修正申告をしてきちんと納税すれば罰せられることはありません。

支払いが遅れないようにする、領収書や請求書をためこまないことを目標に、間違えてもOK！と考えて取り組みましょう。慣れるまでは時間がかかるかもしれませんが、流れがつかめれば「ためなければラクに終わる」ようになります！

まとめ

めんどくさい経理をラクにするための週1ルーティーンを4ステップで紹介しました。

経理は「後回しにしたくなるもの」ですが、週1でやることで以下ようなメリットがたくさんあります。

毎日の歯磨きも習慣化すればやらないと気持ち悪くなります。経理も同じで領収書がたまっていくとめんどくさい…と思っていたのが、やらないと落ち着かない、やったらすっきり！という存在に変わってきます。

まずは週1回、コーヒー片手にゆるっと気楽にやれば未来の自分に「ありがとう」って言われるはずです。

経理を始めたばかりの方はこちらの記事もご覧ください。

▶ 【保存版】経理初心者が最初にやるべき10ステップ｜超入門ガイド

すきま時間を活用！スマホで経理をやりたい人はこちらの記事もご覧ください。

▶ マネーフォワードクラウドのスマホアプリを使ってみた！個人事業主向けレビュー！