「個人事業を始めたから領収書を整理したいけど、面倒くさい……」と思っていませんか？
後でやろうと思っていたら「なくしてしまった！」なんてことも。
ズボラでも簡単に続けられる簡単な領収書整理術を紹介します！
ズボラでもできるカンタン領収書管理術4ステップ
Step1. とにかく1か所にまとめる
まずは、領収書を1つの場所に集める習慣をつけましょう。
例えば、
- 財布の中に専用のポケットを作る
- 家の玄関にボックスを設置する
とにかく1か所にまとめるだけでも整理がぐっと楽になります。
以前は夫から手渡しされていましたが、
- タイミングが悪い
- ちょい置き → 失くす
ということもよくあったので、パソコン横に引き出しを設置しました。
- 領収書
- 仕入の請求書
- 売上の請求書
夫が引き出しに入れる
→ 時間があるときに私が処理するという流れを作っています。
Step2. スマホ or スキャナでスキャン
紙のレシートだけで管理するのは案外不便なもの。
帳簿をつける度にたくさんの領収書からガサガサと探すのは面倒だし時間もかかります。
クラウドの会計をソフトを使っている場合は、一旦データ化してレシート本体はざっくりまとめておけばOK。
スマホで撮影 → クラウド会計ソフトにスマホからアップロードしましょう！
私はPCで管理したいので、スキャナを導入しています。
ポチップ
Step3. 月別にざっくりまとめておく
家計の領収書ならスキャンして即捨て！ですが、事業用は保管が必要です。
かといって、1年分をごちゃっとまとめておくと見た目も検索性もよくない。
私はじゃばら式のファイルを使って12ヶ月にわけて保管しています。
ポチップ
- スキャン → じゃばらファイルに入れて放置
- 帳簿付けはスキャンした領収書を見る
- 1ヶ月分の仕訳が終了 → ホチキスで１つにまとめる
- 確定申告終了 → 12ヶ月分の領収書をファスナーケースに入れて専用の箱へ
マチが5㎝くらいあるものであれば100円ショップのものでもOKです。
スクラップブックに1枚ずつ領収書を貼り付けて…というイメージがあるかもしれませんが、そこまでやらなくてOK。
万が一税務調査が入った時は帳簿に紐づけたデータを見る、原本を見たいと言われた時に「〇〇年の〇月の領収書がすぐに取り出せるレベル」で十分だと思っています◎
確定申告までの領収書管理はここまででOK！
Step4. クラウドを活用する
確定申告が終わった後は、スキャンした領収書はクラウドに移してしまいましょう。
私は確定申告が終わった時点で
- 領収書原本 → まとめてファスナーケースに入れて保管
- スキャンしたデータ → Google Driveにアップロード、PCからは削除
でスッキリ！
- パソコンの容量が空く
- 外出先からもアクセス可能
- 故障・災害などでパソコンが突然動かなくなってもIDとパスワードがあればアクセス可能
- 外付けHDDは故障の可能性があるけど、大手のクラウドサービスが突然終了する可能性は低い
私は夫の事業用にアカウントを作ってアップロードしています。
Google Driveは15GBまで無料で使える神サービス！
10年分の書類をデータ化してアップロードしても、PDFなら使用量はわずか1GB程度。
領収書はいつまで保管が必要？
1年ごとにファスナーケースで分けて、1つの箱に入れています。
ポチップ
おまけ：スキャンした領収書は捨てちゃダメ？
個人事業をやっていると書類が増えます。
スキャンした領収書の束を見る度に
「捨てたーい！！」と思います。
結論から言うと、
- 解像度が200dpi以上
- カラー画像
- タイムスタンプの付与
- スキャン画像の大きさや階調情報の保存
- ディスプレイで表示できること
- 検索機能の確保
- 領収書を受け取った日から2か月＋7日以内にスキャンする必要がある
などの細かい要件を満たさないといけません。（詳しくは国税庁のHPをご参照ください）
私はスキャナ + マネーフォワードクラウドで要件を満たせていますが、
「電帳法が施工されて日も浅いので残しておいた方が無難」
という税理士さんの意見を尊重して今は原本も保管しています。
（領収書破棄の判断は自己責任でお願いします。）
まとめ
ズボラでも続けられる領収書の整理術を4ステップで紹介しました。
- とりあえず一か所に集める
- スマホかスキャナでスキャン
- 月別にわけておく
- クラウドも活用する
使った費用は漏れなく経費に計上して節税効果を上げていきましょう！
自分に合う方法を見つけて、事業に全集中できますように。
ご参考になれば嬉しいです。
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