個人事業を始めたから領収書を整理したいけど、面倒くさい……
と思っていませんか？
後でやろうと思っていたら「なくしてしまった！」なんてことも。
- 領収書の具体的な整理方法・まとめ方
- 領収書の保管方法
- 私が10年間で選び抜いた整理グッズ
- おすすめのスキャナー
- 領収書は捨てていいのか？
ズボラでも簡単に続けられる簡単な領収書整理術を紹介します！
1. ズボラでもできる！かんたん領収書整理術4ステップ
Step1. とにかく1か所にまとめる
まずは、領収書を1つの場所に集める習慣をつけましょう。
例えば、
- 財布の中に専用のポケットを作る
- 家の玄関にボックスを設置する
1か所にまとめるだけで整理がぐっと楽になります。
以前は夫から手渡しされていましたが、
- タイミングが悪い
- ちょい置きして、失くす
ということもあったので、パソコン横に引き出しを設置。
- 領収書
- 仕入の請求書
- 売上の請求書
などを
- 夫が引き出しに入れる
- 私が処理する
という流れを作っています。
Step2. スキャンする（アプリ・スキャナー）
紙のレシートを管理するのは案外不便なもの。
帳簿をつける度にたくさんの領収書からガサガサと探すのは面倒だし、時間もかかります。
領収書は早めにスキャンでデータ化して、
- 領収書が添付できる会計ソフトを使う
- データ化した領収書を見て仕訳
- データ化した領収書を会計ソフトに添付
- レシート原本はざっくりまとめておけばOK
おすすめの会計ソフトは、
「マネーフォワードクラウド確定申告」
MFクラウドなら、
- アプリでスキャン＆アップロードもできる
- アプリで仕訳もできる
- 銀行やクレジットカードの明細を取り込める
と初心者にもおすすめの会計ソフトです。
Step3. ファイルで月別にまとめる
事業用領収書の原本は保管が必要です。
データ化した後は見ることはほとんどありませんが、
- 1つの箱にまとめて入れるだけ
- 順番もぐちゃぐちゃ
だと、万が一探す必要が出た時に大変です。
だから私は、
じゃばら式のファイルを使って12ヶ月にわけて保管しています。
ポチップ
- じゃばらファイルを1月～12月に分ける
- スキャンしたらその月のポケットに入れる
- 1ヶ月分の帳簿付けが終わったらホチキスで1つにまとめる
ホチキスしてれば今月分は終わってる！とわかりやすくなります◎
Step4. 確定申告後、1年分をまとめる
確定申告が終わったら1年分をファスナーケースにまとめます。
マチが5㎝くらいあるものであれば100均でもOK。
1ヶ月ごとにホチキス止めした束を入れるだけ◎
はた坊確定申告までの領収書整理はこれで完了です！
領収書はノートに1枚ずつ領収書を貼り付けて…
というイメージがあるかもしれませんが、そこまでやらなくてもOK。
万一、税務調査が入った時でも
- 会計ソフトに添付した領収書が見れる
- 〇〇年〇月の領収書がすぐに取り出せる
ところまでできていれば十分ですよ◎
2. クラウドを活用する
確定申告が終わった後は、スキャンした領収書・請求書はクラウドに移してしまいましょう。
私は確定申告が終わった時点で
- 領収書原本
→ まとめてファスナーケースに入れて保管 - スキャンしたデータ
→ Google Driveにアップロード、PCからは削除
でスッキリ！
- パソコンの容量が空く
- 外出先からもアクセス可能
- 故障・災害などでパソコンが突然動かなくなっても別の環境からアクセス可能
- 外付けHDDは故障する可能性がある
- 大手のクラウドサービスが突然終了する可能性は低い
- Google Driveなら無料で使える（15GBまで）
はた坊パソコンに入れたままの方がリスクが高い！
クラウドサービスもプライベート用と事業用でわけて管理する方がおすすめです。
3. 領収書はいつまで保管が必要？
個人事業の場合、7年間保管が必要です。
1年分をまとめたファスナーケースを1つの箱に入れています。
ポチップ
4. スキャンした領収書は捨てちゃダメ？
個人事業をやっていると書類が増えます。
領収書の束を見る度に
はた坊捨てたいなぁ……
と思います。
結論から言うと、
電子帳簿保存法の条件を満たせば書類の破棄は可能です。
- 解像度が200dpi以上
- カラー画像
- タイムスタンプの付与
- スキャン画像の大きさや階調情報の保存
- ディスプレイで表示できること
- 検索機能の確保
- 領収書を受け取った日から2か月＋7日以内にスキャンする必要がある
などの細かい要件を満たす必要があります。
（詳しくは国税庁のHPをご参照ください。）
スキャナー + MFクラウド使用で上記の要件を満たせていますが、
税理士さん残しておいた方が無難
という意見を尊重して原本も保管しています。
（領収書破棄の判断は自己責任でお願いします。）
5. おすすめのスキャナー｜ScanSnap
家庭用のプリンタにもスキャナー機能はついていますが
- 解像度が粗く、電帳法の要件が満たせない
- フタの開け閉めが面倒
- スキャン速度が遅い
- 1枚ずつ読み込ませるのが面倒
- 1度に両面スキャンできない
と、使いづらく感じたのでスキャナーを導入。
ポチップ
- スキャンが速い！
- 画質がキレイ
- 複数枚を1つのPDFにできる
- 両面スキャンもできる
- まとめてスキャンして1枚ずつPDFにわけることもできる
- 通帳のスキャンも可能
と、領収書・請求書のデータ化が格段にラクになりました！！！
はた坊パート先の経理でもScanSnap iX1400を使っています。
ポチップ
まとめ
ズボラでも続けられる領収書の整理術を4ステップで紹介しました。
使った費用は漏れなく経費に計上して節税効果を上げていきましょう！
週1の経理ルーティーンで「経理をためない」習慣ができるともっとラク！↓
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