ズボラでも続く！個人事業主のレシートや領収書の管理術

「個人事業を始めたから領収書を整理したいけど、面倒くさい……」と思っていませんか？

後でやろうと思っていたら「なくしてしまった！」なんてことも。

ズボラさんでも簡単に続けられて、事業に専念できる簡単な領収書整理術を紹介します！

Step1. とにかく1か所にまとめる

まずは、レシートや領収書をあちこちに置かず、1つの場所に集める習慣をつけましょう。

例えば、財布の中に専用のポケットを作る、家の玄関にボックスを設置するなど、 とにかく1か所にまとめるだけでも整理がぐっと楽になります。

夫から手渡しされるとそのまま失くしてしまうこともあるし、

ということもよくあるので、パソコンの傍に引き出しを設置しました。

などを夫が引き出しに入れ、時間があるときに私が処理するという流れを作っています。

Step2. スマホで撮影する・スキャナでスキャン

紙のレシートだけで管理するのは案外不便なもの。

帳簿をつける度にたくさんある領収書の中からガサガサガサと探すのは面倒だし時間もかかります。

最近ではクラウドの会計をソフトを使っている人も増えてきたので、一旦デジタル化してしまえばレシート本体はざっくりまとめておけばOK。

スマホで撮影して、クラウド会計ソフトにスマホからアップロードしてしまいましょう。

マネーフォワードクラウドならスマホアプリからアップロードも簡単！

私は今年からスキャナを導入して更に楽になりましたが、スマホなら物も増えません。

Step3. スキャンが終わったら月別にざっくりまとめておく

家計の領収書ならスキャンして即捨て！のところですが、事業用は7年間保管しておく必要があります。（破棄については後述）

かといって、1年分をごちゃっとまとめておくと見た目も検索性もよくない。

私はじゃばら式のファイルを使って12ヶ月にわけて保管しています。

私は帳簿をつけるタイミングでスキャンするのでじゃばらファイルに入れてしまえばしばらく放置。

1ヶ月分の帳簿が付け終わった段階でホチキスで1つにまとめて、確定申告が終わるまで放置。

確定申告が終わったら12ヶ月分の束をファスナー付のケースに入れて7年間保管しています。

マチが5㎝くらいあるものであれば100円ショップのものでもOKです。

パート先の経理では1ヶ月ごとにスクラップブックをわけて、1枚ずつ領収書を糊付けしていますが個人事業の経理では経理担当の自分がわかればいいので、そこまでやりません。

万が一税務調査が入った時にも、帳簿に紐づけてあるデータをまず見るだろうし、さらに万が一原本を見たいと言われた時に「〇〇年の〇月の領収書がすぐに取り出せるレベル」で十分だと思っています◎

Step4. クラウドを活用する

スキャンしたデータの保管はクラウドサービスを使いましょう。

マネーフォワードクラウドならクラウドBoxにアップロードして帳簿に紐づけるの仕組みなので、 レシートを撮影するだけ。

私は確定申告が終わった時点で前年度のデータはGoogle Driveにアップロードしてパソコンからは削除しています。

私は自分の個人用Googleアカウントとは別に夫の事業用にアカウントを作り、個人/事業が混ざらないようにしています。

Google Driveは15GBまで無料で使える神サービス！

ここ10年くらいの書類をデータ化してアップロードしてありますが、PDFばかりなので使用量はわずか1GB程度です。

便利すぎるので課金しても使いたいサービスです。

おまけ：スキャンした領収書は捨てちゃダメなの？

個人事業をやっていると書類が増えます。

家の片付けをしたい私はスキャンした領収書の束を見る度に

という気持ちが顔を出します。

結論から言うと、

電子帳簿保存法の条件を満たせば書類の破棄は可能です。

その他の細かい要件を満たさないといけません。（詳しくは国税庁のHPをご参照ください）

スキャナ + マネーフォワードクラウドを使っていれば上記の要件は満たせているのですが、私は税理士さんと相談の上、念のため原本も保管しています。（領収書の破棄についての判断は自己責任でお願いします。）

まとめ

ズボラさんでも続けられる領収書の整理術を紹介しました。

無理なくできる方法を試して、使った費用は漏れなく経費に計上して節税対策しましょう。

自分に合う方法を見つけてルーティン化して、事業に全集中できますように。

ご参考になれば嬉しいです。